Déclaration de confidentialité relative à la protection des données à caractère personnel

La présente déclaration de confidentialité (ci-après « Déclaration ») a pour objet d’informer toutes les personnes (à l’exception des employés) pour lesquelles des données à caractère personnel (ci-après « Données personnelles ») sont traitées par la S.L Excellium Spain Estate (ESE), dont le siège social est sis Calle Infanta Elena 61 – 30739 Roda (Espagne) et avec comme numéro d’identification fiscale B44721397 (NIF)  fourni par l’Agencia Estatal de la administracion Tributaria (ci-après « nous » et « ESE »).

1. Objet de la Déclaration

Par le biais de cette Déclaration, nous souhaitons nous assurer que vous :

– soyez informé du traitement de vos Données personnelles et de vos droits ;
– conserviez le contrôle sur vos Données personnelles que nous traitons ;
– puissiez exercer vos droits à l’égard de vos Données personnelles.

Cette Déclaration est établie conformément aux dispositions de :

– la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et,
– du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).

2. Destinataires de la présente Déclaration

Cette Déclaration s’applique au traitement des Données personnelles concernant :

– nos fournisseurs et/ou partenaires commerciaux,
– nos utilisateurs et prospects, et
– les visiteurs de notre site Internet.

Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter et de traiter des Données personnelles de tiers qui nous ont été communiquées par vous, nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers sur l’existence de la présente Déclaration afin que ces derniers puissent prendre connaissance des traitements que nous effectuons sur leur Données personnelles ainsi que de leur droits.

3. Définitions

Dans le cadre de la présente Déclaration, nous avons défini les termes ci-dessous de la manière suivante :

Consentement : consiste en une manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et unique par laquelle la personne concernée (vous) accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des (vos) Données personnelles la concernant fassent l’objet d’un traitement particulier (ex. : vous envoyer de la publicité par email).

Données à caractère personnel (ci-après « Données personnelles ») : sont des informations se rapportant, directement ou indirectement, à une personne concernée (vous). Ci-dessous vous trouverez les Données personnelles que nous collectons et utilisons à votre sujet.

Finalité du traitement : est la raison pour laquelle les Données personnelles sont traitées.

Personne concernée : est une personne physique (vous) qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par des Données personnelles, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Responsable de traitement : est une personne physique ou morale qui traite des Données personnelles pour son compte, et, à ce titre, détermine les moyens et les finalités du (des) traitement(s).

Sous-traitant : est une personne physique ou morale qui traite des Données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement.

Traitement : consiste en une opération ou un ensemble d’opérations appliquées à des Données personnelles ou à un ensemble de Données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la consultation, l’utilisation, la communication, la conservation, l’adaptation, l’extraction, etc.

4. Qui sommes-nous ?

4. 1. ESE en tant que responsable du traitement

Dans le cadre de nos activités, ESE est amené à traiter vos Données personnelles (en les collectant, les conservant, etc.) notamment en vue de vous mettre en relation avec nos partenaires. À ce titre, nous sommes considérés comme responsable du traitement de vos Données personnelles. C’est nous qui déterminons les finalités (le pourquoi) et les moyens (le comment) du traitement de vos Données personnelles.

Nos partenaires seront quant à eux considérés comme responsable du traitement lorsque ceux-ci traitent vos Données personnelles dans le cadre de leurs activités.

En tant que responsable de traitement, nous portons une attention particulière à la protection de votre vie privée et nous nous engageons, par conséquent, à prendre les précautions raisonnables requises pour protéger vos Données personnelles contre la perte, le vol, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de celles-ci.

Cependant, nous nous réservons le droit de divulguer vos Données personnelles, conformément à ce qui est prévu ci-dessus dans la Déclaration.

Vous pouvez nous contacter par les moyens suivants :

– e-mail : olivier@excelliumestate.be

– téléphone : +34 666 20 98 16

– courrier à l’adresse suivante : Calle Infanta Elena 61 – 30739 Roda (Espagne)

4. 2. Personne de contact RGPD

Nous avons également désigné une personne de contact RGPD.

Cette personne de contact a pour mission de vous informer concernant le(s) traitement(s) de vos Données personnelles par ESE ainsi que sur l’exercice de vos droits. Elle apporte des conseils et s’assure du bon respect de la règlementation en vigueur, notamment du RGPD.

Vous pouvez vous adresser à la personne de contact pour toute question relative au traitement de vos Données personnelles et si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits au point 13 de la Déclaration.

La personne de contact RGPD peut être contactée par les moyens suivants :

– E-mail : olivier@excelliumestate.be

– Téléphone : +34 666 20 98 16

– Adresse postale : Calle Infanta Elena 61 – 30739 Roda (Espagne)

5. Quelles Données personnelles récoltons-nous à votre sujet ?

5.1. Données personnelles de nos utilisateurs, prospects, partenaires ou tiers s’adressant directement à ESE

Nous récoltons vos Données personnelles (voir ci-dessous) auprès de vous. Toutefois, il se peut également que vous nous transmettiez des Données personnelles qui sont relatives aux représentants de votre entreprise, à votre personnel, vos collaborateurs et/ou consultants indépendants (ci-après communément dénommés « vous » ou « vos»).

Si vous nous communiquez les Données personnelles de vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou vos consultants indépendants, vous devez les informer de l’existence et du contenu de la présente Déclaration.

Les Données personnelles concernent les données suivantes :

– données d’identification telles que le nom, prénom, sexe, etc.,
– données de contact telles que le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, l’adresse postale, etc.,
– toute autre donnée personnelle que vous nous communiquez volontairement lors de nos contacts (numéro de compte bancaire, numéro de registre national, numéro de carte d’identité, date de naissance).

En ce qui concerne nos utilisateurs, vos Données personnelles peuvent être récoltées directement auprès de vous lors d’une demande via notre site ou lors de tout évènement organisé par ESE

Nous pourrions aussi être amenés à traiter des données vous concernant provenant de tiers comme les médias (immoweb, vlan, logicimmo, …). Celles-ci nous sont uniquement communiquées suite à une demande via les formulaires mis à disposition sur leurs sites respectifs.

5.2. Données personnelles des visiteurs de notre site internet

Lorsque vous visitez notre site internet https://www.excellium-spain-estate.com/ ,  nous collectons également des Données personnelles vous concernant. Il s’agit de :

– l’adresse IP, et
– « cookies ».

Des « cookies » sont des petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur par votre navigateur et qui nous permettent d’obtenir certains renseignements sur votre utilisation de notre site internet (ex. : choix de langue, durée de votre visite sur la page, préférences, etc.). Ils permettent notamment de faciliter la navigation sur notre site (par l’utilisation de cookies dits nécessaires) mais également de mieux adapter le site internet à vos souhaits et préférences. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre « politique relative aux cookies ».

6. Pour quelles finalités avons-nous besoin de vos Données personnelles ?

6.1. Offre de nos services à nos utilisateurs

Afin de vous offrir nos services, nous sommes amenés à traiter vos Données personnelles (voir au point 5.1.).

Si vous refusez de communiquer certaines données indispensables, il se peut que notre agence ne soit pas en mesure de traiter votre demande.

6.2. Bonne exécution du contrat de service conclu avec nos partenaires

Dans le cadre de l’exécution du contrat de service que nous avons conclu avec nos fournisseurs/partenaires, nous traitons les Données personnelles de ceux-ci (voir point 5.1.) afin de pouvoir exécuter correctement le contrat conclu en collectant notamment les coordonnées des personnes de contact chez nos fournisseurs/partenaires, etc.

Certaines des informations que nous vous demandons sont obligatoires et conditionnent la conclusion du contrat conclu avec vous. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne pourrons malheureusement pas conclure de contrat avec vous.

6.3. Opérations de marketing

Nous sommes également susceptibles de vous envoyer de la publicité et/ lettre d’information (newsletter) si :

– vous avez déjà utilisé nos services,
– vous avez préalablement consenti à recevoir ce type de communication.

Nous sommes également susceptibles de publier vos commentaires et opinions écrits relatifs à nos services sur nos supports marketing et publicitaires (ex. : site internet, brochures, etc.) accompagnés de votre nom et votre ville si vous nous avez donné votre consentement explicite à ce sujet.

6.4. Sécurisation du site internet

Sur la base de notre intérêt légitime qui est celui de sécuriser notre site internet https://https://www.excellium-spain-estate.com/, nous sommes amenés à collecter et à traiter votre adresse IP.

6.5. Utilisation de cookies

En naviguant sur notre site internet https://https://www.excellium-spain-estate.com/, nous installons des « cookies » (comme expliqué au point 5.2.) :

– qui sont nécessaires pour le bon fonctionnement de notre site internet, sur la base de notre intérêt légitime qui est celui de vous offrir un site internet fonctionnel, et
– à des fins d’analyse de votre navigation sur notre site internet seulement si vous avez préalablement consenti.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l’utilisation de nos cookies, leurs durées de conservation, etc. veuillez consulter notre « politique relative aux cookies » accessible depuis notre site internet https://https://www.excellium-spain-estate.com/.

6.6. Utilisation des médias sociaux

Afin d’accroître notre présence sur internet ainsi que d’être plus proche de nos utilisateurs et futurs utilisateurs, nous sommes également présents sur les médias sociaux tels que Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram, Snapchat, TikTok, etc.

En visitant ces sites, vous pouvez, sur la base de votre libre consentement, partager certaines de vos Données personnelles directement avec nous en nous contactant, commentant et/ou partageant nos publications.

Par ailleurs, nous vous encourageons à lire la déclaration « vie privée » que ces tiers ont publiée sur leur site afin d’être informés des traitements effectués par ces tiers sur vos Données personnelles en qualité de responsable de traitement sur vos Données personnelles.

6.7. Le bon fonctionnement de notre agence

Afin de fonctionner correctement en tant qu’entreprise, nous traitons vos Données personnelles afin de :

– les utiliser comme preuve dans un potentiel litige (notamment les Données personnelles relatives à une transaction/relation contractuelle),
– nous permettre de nous défendre en Justice, exercer et sauvegarder nos droits ainsi que les droits des personnes que nous représentons en Justice,
– gérer notre agence (à des fins administratives), prévenir les risques liés à nos activités (ex. : afin de nous conformer avec certaines obligations légales, afin de prévenir les risques en terme de blanchiment d’argent, de fraudes, etc.),
– gérer les plaintes et/ou questions reçues,

Nous traitons vos Données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes explicités ci-dessous et, subsidiairement, sur la base de nos obligations légales (en terme de preuve fiscale, comptable, etc.).

7. Quels sont les fondements justifiant les traitements ?

Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos Données personnelles si l’une des conditions suivantes est remplie :

– nous disposons de votre consentement libre et explicite afin d’utiliser vos Données personnelles à une certaine fin. Ainsi, nous vous demandons votre consentement lorsque :

• vous n’êtes pas encore utilisateur chez nous et si vous souhaitez recevoir des informations commerciales ou de la publicité (par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters électroniques),

– l’utilisation de vos Données personnelles est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec les différents partenaires de ESE ou pour, à votre demande, effectuer les démarches en vue de la conclusion d’un contrat avec les partenaires de ESE.

– nous sommes légalement tenus de traiter certaines Données personnelles, et plus particulièrement de les communiquer aux autorités compétentes. Ce sera notamment, mais pas uniquement, le cas en matière d’obligation fiscale et comptable, par exemple.

– nous avons un intérêt légitime à traiter vos Données personnelles. Cela sera notamment le cas en ce qui concerne :

• l’envoi d’informations commerciales ou de la publicité à nos utilisateurs,
• la collecte et l’enregistrement de votre adresse IP en vue de sécuriser notre site internet,
• et les finalités mentionnées au point 6.8. de la présente Déclaration.

8. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos Données personnelles?

Seuls nos collaborateurs qui doivent avoir accès à vos Données personnelles pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y accéder. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité.

Par ailleurs, nous faisons également appel à des fournisseurs/partenaires externes, qui prennent certains traitements en charge afin que nous puissions vous proposer nos services, à savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès à vos Données personnelles dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos Données personnelles soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 6 de cette Déclaration.

Enfin, si nous sommes soumis à une obligation légale, vos Données personnelles peuvent être communiquées à des institutions publiques, des instances fiscales ou toute autre autorité compétente.

9. Où conservons-nous et traitons-nous vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles seront transférées en dehors de l’Union Européenne (ci-après « UE ») et/ou Espace Économique Européen (ci-après « EEE »), en particulier en Suisse, étant donné que le système que nous utilisons pour stocker vos données personnelles est situé dans le Canton de Genève Satigny, en Suisse.

La Suisse est considérée par la Commission européenne comme un pays offrant un niveau de protection adéquat conformément au RGPD.

Mise à part la Suisse, nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’UE/EEE.

Si nous prévoyons, par la suite, de faire enregistrer et traiter vos Données personnelles en dehors de l’UE et/ou EEE, nous vous le signalerons de manière explicite.

Si vous utilisez les médias sociaux visés au point 6.7. de la présente Déclaration pour nous contacter, commenter et/ou partager nos publications, ces tiers sont susceptibles de transférer vos Données personnelles en dehors de l’UE et/ou de l’EEE. À cet égard, nous vous encourageons à lire la déclaration « vie privée » que ces tiers ont publiée sur leur site.

10. Combien de temps conservons-nous vos Données personnelles ?

Nous ne conserverons vos Données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés au point 6 de cette Déclaration.

Étant donné que la nécessité de conserver les Données personnelles dépend du type de Données personnelles concernées, de l’objet du traitement et de la finalité du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable.

Les Données personnelles relatives à des prospects traitées à des fins de prospection commerciale sont conservées minimum 5 ans.

En effet, l’achat d‘une seconde résidence à l’étranger demande réflexion, il est évident que cet achat ne se décide pas sur quelques semaines.

Nous avons de nombreux clients qui ont décidé d’un achat après 6 ans de réflexion, durant lesquels nous avons eu des contacts réguliers en vue de réaliser le projet d’achat.

Les Données personnelles des Utilisateurs seront conservées le temps qu’il sera nécessaire de fournir le service demandé par l’Utilisateur.

En ce qui concerne les autres Données personnelles, vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour définir les délais de conservation :

– pendant combien de temps avons-nous besoin de vos Données personnelles pour pouvoir fournir le service ou bénéficier de services demandés ?
– avons-nous défini et annoncé un certain délai de conservation ?
– avons-nous obtenu l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
– sommes-nous soumis à une obligation légale de conservation/archivage, à une obligation contractuelle ou équivalente?

Dès que nous n’aurons plus besoin de vos Données personnelles et que nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, nous les rendrons anonymes dans notre système.

11. Comment sécurisons-nous vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont considérées comme étant strictement personnelles et confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié.

12. Quels sont vos droits ?

En vertu de la réglementation applicable, en tant que personne concernée, vous disposez de certains droits (voir ci-dessous). Ces droits ne sont pas absolus et peuvent faire l’objet de certaines restrictions prévues explicitement dans la législation applicable.

12.1. Droit d’être informé

Vous avez le droit d’être informé, au plus tard lors de la collecte de vos Données personnelles sur le traitement que nous opérons, vos droits y afférent ainsi que l’exercice de ces derniers. À ce titre, nous avons rédigé la présente Déclaration.

12.2. Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder aux Données personnelles que nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous fournirons une copie de vos Données personnelles. Vous pouvez également obtenir une réponse à toute question concernant le traitement de vos Données personnelles (raisons du traitement, destinataires, durée de conservation, etc.).

12.3. Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la suppression, la rectification et/ou l’ajout de vos Données personnelles erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes.

12.4. Droit à l’oubli

Vous avez le droit, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais,  d’obtenir l’effacement de vos Données personnelles.

12.5. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données personnelles permettant d’arrêter le traitement que nous effectuons de manière transitoire et temporaire. Vous pouvez arrêter un traitement spécifique, ou l’ensemble des traitements, que nous effectuons sur vos Données personnelles de manière définitive en invoquant le droit d’opposition.

12.6. Droit à la portabilité de données

Vous avez le droit de recevoir vos Données personnelles que nous traitons dans un format digital, lisible et structuré afin de pouvoir les enregistrer en vue d’une (ré)utilisation personnelle, ou de nous demander de les transférer à un autre responsable du traitement, pour autant que cela soit techniquement possible.

12.7. Droit d’opposition à certains traitements

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données personnelles effectué sur la base d’un intérêt légitime (voir point 6 de la Déclaration) pour des motifs relatifs à votre situation spécifique ; permettant ainsi d’arrêter de manière définitive le traitement que nous effectuons.

Par exemple, vous pouvez vous opposer à tout moment à l’envoi par ESE d’informations commerciales et/ou publicitaires.

Toutefois, nous attirons votre attention sur le fait que l’exercice de votre droit d’opposition ne nous interdit pas pour autant de vous contacter à toute autre fin, en ce compris l’exécution du contrat, conformément à la présente Déclaration.

12.8. Droit de retirer son consentement à tout moment

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Lorsque vous utilisez ce droit, nous stopperons le(s) traitement(s) que nous effectuons sur vos Données personnelles.

13. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande écrite par:

– Email : olivier@excelliumestate.be
– Courrier postal : Calle Infanta Elena 61 – 30739 Roda (Espagne)

Nous vous demandons d’indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez vous opposer ou quel consentement vous souhaitez retirer. Votre demande écrite doit être datée et signée et doit contenir une preuve d’identité.

Chaque demande sera traitée gratuitement. Toutefois, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons:

1. a) exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées; ou
   b) refuser de donner suite à ces demandes.

Votre demande sera traitée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de facteurs tels que la complexité et le nombre de demandes. En cas de prolongation du délai, vous en êtes informé ainsi que des motifs de la prolongation.

Le cas échéant, nous informerons les tiers auxquels vos Données personnelles ont été communiquées de toute rectification, effacement ou limitation effectuée, sauf si cela n’est pas possible ou nécessite un effort disproportionné.

14. Comment poser des questions ou introduire une réclamation ?

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant le traitement de vos Données personnelles, vous pouvez nous contacter par :

– Email : olivier@excelliumestate.be
– Courrier postal : Calle Infanta Elena 61 – 30739 Roda (Espagne)

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l’exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos Données personnelles n’est pas conforme à la législation, vous avez le droit d’introduire une réclamation devant l’Autorité de protection des données.

À ce titre, nous vous encourageons à visiter leur site internet : https://www.autoritedeprotectiondonnees.be ou à les contacter par :

– courrier :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

– téléphone : 02/274.48.00,
– e-mail : contact@apd-gba.be

15. Modification de la présente Déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente Déclaration si nécessaire.

En cas d’importantes modifications, la date de modification sera mise à jour, un exemplaire de la nouvelle Déclaration vous sera, dans la mesure du possible, communiquée et sera postée sur notre site internet https://www.excellium-spain-estate.com

Nous vous encourageons à consulter cette Déclaration de manière périodique afin de prendre connaissance de la manière dont nous traitons et protégeons vos Données personnelles.

Conditions générales d’utilisation du site

Acceptation des conditions générales

Ce site, de langue française, est un site d’information qui s’adresse aussi bien aux clients de notre agence, qu’aux non clients, dénommés ci-après « internautes ». Ce site est soumis à la loi belge. L’internaute reconnaît avoir pris connaissance de la présente charte (conditions générales et vie privée) et s’engage à la respecter.

Il est rappelé que le secret des correspondances n’est pas garanti sur le réseau Internet et qu’il appartient à chaque internaute de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels.

Traitement de la demande et/ou des informations

Nous nous réservons le droit de subordonner le traitement des informations, de le suspendre ou de le refuser dans les cas suivants :

– informations incomplètes ou incorrectes ;

– communication de données manifestement erronées, voire fantaisistes;

La liste reprise ci-dessus n’a pas de caractère exhaustif.

Services

Les services et biens proposés sur le site sont décrits de bonne foi, le plus précisément et fidèlement possible.

Les images présentées sur le site n’ont aucune valeur contractuelle.

Disponibilité

En tout état de cause, nous ne pourrons être tenus responsables des dommages résultant de l’indisponibilité du service correspondant aux sollicitations de l’utilisateur.

Disclaimer – limitation de responsabilité

Notre agence ne saurait être tenue pour responsable de l’inexécution du contrat qui pourrait suivre en cas d’inexactitude des informations communiquées ou de force majeure …

Propriété intellectuelle

Les informations figurant sur le site sont réservées à un usage exclusivement personnel et ne peuvent être en tout ou partie ni reproduites, ni communiquées. L’ensemble des données (textes, sons ou images) figurant sur les pages de ce site sont la propriété exclusive de notre agence ou de ses partenaires. Toute reproduction, représentation ou diffusion, à des fins autres que personnelles, en tout ou partie du contenu de ce site sur quelque support ou par tout procédé que ce soit est interdite. Le non-respect de cette interdiction constitue une contrefaçon susceptible d’engager la responsabilité civile et pénale du contrefacteur.